Zásady ochrany osobních údajů MS Teams

Informace o ochraně osobních údajů společnosti Tregenio GmbH pro online schůzky, telefonické konference a webináře prostřednictvím "MS Teams"

Rádi bychom Vás níže informovali o zpracování osobních údajů v souvislosti s používáním "MS Teams".

Účel zpracování

Nástroj "Microsoft Teams" (dále jen "MS Teams") používáme k pořádání telefonických konferencí, online schůzek, videokonferencí a/nebo webinářů (dále jen" "Online schůzky"). "MS Teams" je služba poskytovaná společností Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irsko.

Odpovědná osoba

Za zpracování údajů, které přímo souvisí s realizací online schůzek, odpovídá tregenio GmbH, Einsteinstr. 174, 81677 Mnichov.

Náznak: Pokud vstoupíte na webové stránky "MS Teams", je za zpracování dat zodpovědný poskytovatel "MS Teams". Vyvolání webových stránek je však nezbytné pouze pro použití "MS Teams", aby bylo možné stáhnout software pro použití "MS Teams".

Můžete také použít "MS Teams", pokud zadáte příslušné ID schůzky a v případě potřeby další přístupové údaje pro schůzku přímo v aplikaci "MS Teams".

Pokud nechcete nebo nemůžete používat aplikaci "MS Teams", pak lze základní funkce používat i prostřednictvím verze prohlížeče, kterou najdete také na webu "MS Teams".

Jaké údaje jsou zpracovávány?

Při použití "MS Teams" jsou zpracovávány různé typy dat. Rozsah údajů závisí také na informacích o údajích, které poskytnete před nebo při účasti na online schůzce.

Předmětem zpracování jsou následující osobní údaje:

Podrobnosti o uživateli: Jméno, příjmení, telefon (volitelné), e-mailová adresa, heslo (pokud se nepoužívá "jednotné přihlašování"), profilový obrázek (volitelné),

Oddělení (volitelné)

Metadata schůzky: Téma, popis (volitelné), IP adresy předplatitelů, informace o zařízení/hardwaru

Pro nahrávky (volitelné): Video, audio a prezentační nahrávky, textový soubor online chatu schůzky.

Při telefonickém připojení: Údaj o příchozím a odchozím telefonním čísle, zemi, počátečním a koncovém čase. V případě potřeby lze uložit další údaje o připojení, jako je IP adresa zařízení.

Textová, zvuková a obrazová data: Můžete mít možnost použít funkce chatu, otázky nebo průzkumu v online schůzce. V tomto ohledu budou textové záznamy, které jste vytvořili, zpracovány, aby bylo možné je zobrazit na online schůzce a v případě potřeby je zaznamenat. Aby bylo možné zobrazit video a přehrávání zvuku, data z mikrofonu vašeho zařízení, jakož i z jakékoli videokamery koncového zařízení jsou během trvání schůzky odpovídajícím způsobem zpracována. Kameru nebo mikrofon můžete kdykoli vypnout nebo ztlumit sami prostřednictvím aplikací "MS Teams".

Chcete-li se zúčastnit online schůzky nebo vstoupit do zasedací místnosti, musíte alespoň poskytnout informace o svém jménu.

Rozsah zpracování

K vedení online schůzek používáme "MS Teams". Pokud chceme zaznamenávat online schůzky, budeme Vás o tom předem transparentně informovat a v případě potřeby Vás požádáme o souhlas. Skutečnost záznamu je také zobrazena v aplikaci "MS Teams".

Pokud je to nezbytné pro účely přihlášení výsledků online schůzky, zaznamenáme obsah chatu. To však obvykle nebude.

V případě webinářů můžeme také zpracovávat otázky položené účastníky webináře za účelem nahrávání a následných webinářů.

Pokud jste registrováni u "MS Teams" jako uživatel, zprávy o online schůzkách (metadata schůzek, telefonní data, otázky a odpovědi ve webinářích, funkce průzkumu ve webinářích) mohou být uloženy na "MS Teams" po dobu až jednoho měsíce.

Automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR se nepoužívá.

Právní základ zpracování údajů

Právním základem pro zpracování údajů při vedení online schůzek je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jsou schůzky prováděny v rámci smluvních vztahů.

Ve všech ostatních ohledech je právním základem pro zpracování Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Příjemci / Zveřejnění údajů

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s účastí na online schůzkách nebudou předávány třetím stranám, pokud nejsou určeny ke zveřejnění. Vezměte prosím na vědomí, že obsah z online schůzek i z osobních schůzek se často používá ke komunikaci informací se zákazníky, zainteresovanými stranami nebo třetími stranami, a je proto určen ke zveřejnění.

Ostatní příjemci: Poskytovatel "MS Teams" nutně získává znalosti o výše uvedených údajích, pokud je to stanoveno v naší smlouvě o zpracování objednávek s "MS Teams".

Zpracování údajů mimo Evropskou unii

"MS Teams" je služba poskytovaná poskytovatelem se sídlem ve Spojených státech. Zpracování osobních údajů tak probíhá i ve třetí zemi, tj. v zemi mimo Evropskou unii (EU) nebo ve smluvních státech prostřednictvím Dohody o Evropském hospodářském prostoru (EHP). S poskytovatelem "MS Teams" jsme uzavřeli smlouvu o zpracování objednávek, která splňuje požadavky čl. 28 GDPR.

Kromě toho je "MS Teams" povinna uzavřením takzvaných standardních smluvních doložek EU dodržovat úroveň ochrany údajů, která v zásadě odpovídá úrovni ochrany údajů v Evropě.

Upozorňujeme však, že existenci odpovídajícího standardu ochrany údajů pro poskytovatele mimo EU/EHP – a to ani v případě uzavření standardních smluvních doložek EU – nelze v každém případě zajistit.

Inspektor ochrany údajů

Jmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů.

Můžete se k němu dostat následujícím způsobem:

Gerda Kaval-Černá
Einsteinstrasse 174
D-81677 Mnichov

Telefon: +49 (0) 89 904212690
E-mail: gerda.kaval-schwarz@tregenio.com

Vaše práva jako subjektu údajů

Máte právo na informace o osobních údajích, které se vás týkají. Pro více informací nás můžete kdykoli kontaktovat.

V případě žádosti o informace, která není podána písemně, vás žádáme o pochopení, že od vás můžeme potřebovat doklad totožnosti.

Dále máte právo na opravu nebo vymazání nebo na omezení zpracování, pokud jste k tomu ze zákona oprávněni.

A konečně, máte právo vznést námitku proti zpracování v rámci zákonných požadavků.

Právo na přenositelnost údajů existuje také v rámci předpisů o ochraně údajů.

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat s účinností do budoucna.

Vymazání údajů

V zásadě vymažeme osobní údaje, pokud neexistuje požadavek na další ukládání. Požadavek může existovat zejména v případě, že údaje jsou stále potřebné k plnění smluvních služeb nebo k tomu, aby bylo možné zkontrolovat a poskytnout nebo obhájit záruční a v případě potřeby zaručit nároky. V případě zákonných povinností uchovávání je výmaz možný až po uplynutí příslušné povinnosti uchovávání.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo stěžovat si na zpracování osobních údajů z naší strany u dozorového úřadu pro ochranu údajů.

Změny tohoto oznámení o ochraně osobních údajů

Toto oznámení o ochraně osobních údajů revidujeme v případě změn ve zpracování údajů nebo při jiných příležitostech, které to vyžadují. Aktuální verzi naleznete vždy na této webové stránce.

Vysvětlení obrazového a video materiálu

Účastí na online setkání pořádaném prostřednictvím MS Teams prohlašuji svůj souhlas s použitím, duplikací, distribucí, výstavou a veřejnou reprodukcí nahrávek v něm shromážděných (např. účast na diskusích) a převádím na společnost Tregenio GmbH práva k vlastnímu obrazu, včetně práva používat tyto nahrávky pro výše uvedené účely. Souhlas a právo na užívání platí i po skončení online schůzky.

Jsem si vědom toho, že záznamy a osobní údaje zveřejněné online jsou přístupné po celém světě, a to i v zemích s nízkou úrovní ochrany údajů. Další distribuci a použití neoprávněnými třetími stranami proto nelze vyloučit. V případě odvolání souhlasu proto nelze zaručit úplné vymazání záznamů a údajů z internetu.

Vzal jsem na vědomí, že udělení souhlasu je dobrovolné a že tento souhlas mohu kdykoli odvolat. Neudělení nebo odvolání souhlasu pro mě nemá za následek žádné nevýhody.

Souhlas s použitím osobních údajů lze kdykoliv a bez nevýhod odvolat zasláním e-mailu na adresu: datenschutz@tregenio.com.